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Cerrar la brecha de las inconsistencias

February 1, 2012
By: Catherine Merlo, Dairy Today Western and Online Editor google + 

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Que hacer cuando recibimos una notificación de "no coincidencia" de un empleado

 
¿Qué debe hacer si recibe una carta relacionada a un empleado de su finca lechera que dice que la información del mismo pareciera "no coincidir" con la que debería ser?

 

La Administración del Seguro Social (SSA) le envía una carta diciendo que algo "no coincide" o "no se ajusta" a lo que debería ser cuando sus registros no coinciden con la información del Seguro Social que usted envió, arrojando un manto de duda acerca de la autorización legal de un empleado para trabajar.

 

El abogado Anthony Raimondo ofrece estos consejos:

 

  • Verifique sus registros. Compare el número de Seguro Social de su empleado con el de sus registros. Si sus registros no coinciden con el formulario W-4, corrija el formulario y notifique del cambio a la SSA. Mantenga copias de la correspondencia remitida a la SSA.

     

  • Notifique al empleado de la discrepancia. Si sus registros muestran que usted ha venido reportando el numero tal cual fuera provisto en su momento por el empleado, informe al empleado que la SSA lo ha puesto en autos acerca del problema y que deberá resolverlo el mismo con la SSA. Pídale al empleado que le pase la información correcta una vez que la haya corregido ante la SSA. "Aunque no es un requisito, fije un plazo de tiempo razonable (90 a 120 días) que le permita al empleado resolver el problema. Esto le dará tiempo al empleado en el caso de que necesitara obtener una tarjeta nueva de Seguro Social," dice Raimondo.

     

  • Ratifique sus instrucciones en forma escrita. Escriba una nota indicándole al empleado que resuelva este tema con la SAA y pídale que le provea la información actualizada. Provea la nota mencionada junto con el cheque del sueldo. Retenga una copia de la nota y archívela. Mantenga una lista de los empleados que hayan recibido las instrucciones por escrito. Raimondo agrega que "más allá de cualquier inconsistencia, hay que seguir pagando el sueldo e impuestos establecidos para cada empleado".

     

  • Si el empleado le entrega información actualizada, corrija los registros del pago de salarios y mande una carta a la ASS notificándole a la agencia acerca de las correcciones.

     

  • Si el empleado le entrega información tal como un nombre y/o número de seguro social nuevos, podría estar indicando la carencia de autorización para trabajar. Proceda entonces con el seguimiento del caso para evitar caer en un "conocimiento constructivo" de la falta de autorización para trabajar. Un número de Registro de Extranjero nuevo debe ser considerado como sospechoso.

     

  • Si el empleado no retorna con la información corregida no proceda automáticamente a echarlo o a re-verificar su autorización para trabajar en los EE.UU. Mas bien alértelo de que no podrá seguir trabajando allí si no hay una respuesta en 90 días; luego proceda con una suspensión sin sueldo y con un aviso que su trabajo finalizará en caso de que no haya resuelto el tema en 30 días.

     

  • "La ley no es muy clara respecto a si el empleador debe imponer un plazo" dice Raimondo. "Aunque existe alguna diferencia de opiniones respecto a este tema, mi opinión es que los empleadores que imponen un plazo de 90 días se encuentran mejor posicionados para defenderse de infracciones a leyes migratorias. Yo le recomiendo a mis clientes que fijen un plazo".

     

  • Si usted opta por no imponer un plazo, y no recibe la información corregida para fines del año fiscal, envíe una nota al empleado adonde diga:

    "En [fecha tal], le hemos notificado que la SSA nos alertó acerca de una discordancia respecto al nombre/número que figura en los registros de dicha agencia administrativa. Asimismo le hemos sugerido que vaya a la oficina local de la SSA para encauzar el problema. Por favor, háganos saber si alguna información en nuestros registros necesita ser corregida." Adjunte un formulario W-4.

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